Najděte rychle a snadno to, co hledáte. K tomu vám pomáhá správa dokumentů. Soubory se ukládají digitálně a zaměstnanci mají přístup k informacím, které ke své práci potřebují.
Díky správě dokumentů pro Intrexx jsou dokumenty uloženy na jednom centrálním místě, a jsou proto k dispozici v celé společnosti. Úpravy, uvolňování a správa dokumentů je s aplikací výrazně snazší. Správa uživatelů definuje, kdo může které dokumenty prohlížet a upravovat.
Stručný přehled funkcí
Automatizované procesy kontroly a schvalování
Každý dokument je zpracován prostřednictvím revizního a schvalovacího týmu zvolené oblasti odpovědnosti, než je zpřístupněn vybrané skupině uživatelů. Příslušní lidé budou informováni e-mailem, jakmile bude zahájen postup pro vydání nového dokumentu nebo nové verze.
Generování PDF
Po vydání aplikace převádí dokumenty Word, Excel nebo OpenOffice přímo do souborů PDF, které jsou poté umístěny do adresáře.
Podpůrné dokumenty
Pomocí této funkce jsou k relevantním dalším dokumentům přiřazovány aktuálně související dokumenty nebo dokumenty, které se navzájem doplňují.
Auditovatelná archivace
Pokud nahrajete novou verzi dokumentu, aplikace automaticky archivuje všechny předchozí verze.
Integrovaná správa uživatelů
Kdykoli vytvoříte nový adresář, vyberte zaměstnance, kteří by k němu měli mít přístup a k dokumentům publikovaným uvnitř. K tomu máte přístup ke všem distribučním seznamům, organizačním jednotkám, rolím atd. z adresáře LDAP/AD.
Výhody
Dobrý přehled s jasně strukturovaným a jednotným úložným systémem
Standardizované postupy zvyšují účinnost
Zabezpečení s auditovatelnou archivací
Žádné duplicitní zpracování, stav dokumentu je vždy viditelný
Fulltextové vyhledávání pro snadný průzkum
Optimální přehled stavů úprav a vydání
